Filter op gebeurtenis en/of actie?

De makkelijkste werkwijze in TOPdesk is waarschijnlijk om zo veel mogelijk dezelfde e-mail templates te gebruiken, door deze redelijk algemeen te houden qua informatie en zo voor meerdere afdelingen bruikbaar te maken.

Als dit lastig gaat of er toch onderscheid moet bestaan dan zijn daar voor de e-mails die automatisch gestuurd worden uitzonderingen in aan te maken via de gebeurtenissen. Je zou deze kunnen specificeren om bij e-mails, voor bijvoorbeeld de IT afdeling, alleen af te gaan als aan een bepaald criteria wordt voldaan. Denk hierbij aan behandelaarsgroep, categorie of subcategorie.

Wanneer het gaat om e-mails die handmatig gestuurd worden, dan kan je 2 verschillende e-mails aanmaken en in de naam van de e-mail bijvoorbeeld de afdeling benoemen.
Beide zijn wel zichtbaar voor een behandelaar, ongeacht de afdeling, maar door de naam van de e-mail weet de behandelaar welke gestuurd moet worden.
Het kan uiteraard voorkomen dat iemand per ongeluk de verkeerde mail aanklikt. Als dat vaak gebeurt kun je voor de e-mails nog instellen dat ze beschikbaar zijn om aan te passen voor het verzenden.
Zo kun je nog controleren welke je hebt aangeklikt en hem eventueel ook weer wegklikken en de juiste selecteren.

Hopelijk helpt dit je op weg!

Het verzoek om acties in het contextmenu zichtbaar te maken voor specifieke behandelaren heb ik al vaak voorbij horen komen. Ik weet niet of dit technisch haalbaar is, maar wellicht krijg je hierover een reactie op je TIP. 

Zolang dit niet mogelijk is heb je - zoals Joost al aangeeft - 2 opties:

• Je behandelaren opvoeden zodat deze enkel de eigen acties gebruiken;
• Alle acties en mailacties bouwen als geautomatiseerde actie en hierin als eerste stap een controle uitvoeren waarbij je kijkt of de huidige gebruiker gemachtigd is om deze actie uit te voeren. Dit vraagt om een stuk inrichting bij elke actie die beschikbaar is in het contextmenu.

Ik ben voor!

Wij coderen de acties en gebeurtenissen. Elke afdeling heeft een lettercode waarmee de actie of gebeurtenis begint. We hebben ze opgevoed dat ze alleen hun eigen acties mogen gebruiken. Maar sommige afdelingen hebben wel de pech dat ze onderaan het alfabet staat en vaak moeten scrollen. 

Het zou mooi zijn als je gebeurtenissen en acties kan toewijzen aan bepaalde behandelaargroepen, dan zien ze alleen wat voor hun relevant is.

Wij werken net als ​@Y.Slenders. Ook met een lettercode. 

Ik ben ook voor het idee van ​@Astrid.

​@Astrid wat is de titel van de post in TIP? Dan kan ik daar ook aangeven dat ik het een goed idee vindt.

​@Patricia Keijer Goede vraag, vast iets met filter erin, maar ik kan het niet terugvinden. Misschien omdat ik het in het NL getypt had? Kunt op die pagina ook niet je eigen Topics vinden. Misschien een tip voor de TIP pagina maken hiervoor? 🤣

Ik wil ook graag je tip liken, dit zou mijn leven ook gemakkelijker maken namelijk :D

​@Sanne Haller ​@Astrid Dit is wat in de FAQ van TIP staat. Vraag 1: Ze zijn het zich bewust, maar ik zie nog geen aanpassingen. In vraag 2 wordt volgens mij verwezen naar deze community. Nu worden beide naast elkaar gebruikt. Fijn als je vanuit de community een verzoek voor TIP kan aanmaken. ​@Sanne van Opstal-Brakel: wellicht een tip voor de community?

Ik heb de tip nu nog een keer gestuurd met deze tekst:

 

Filter on triggers and events for Operator Groups

We used to have our Topdesk for just the IT department. But now more departments will make use of it with their own operators and groups.
Some of the triggers, events and mails can be commonly used, but not all. It would be really great if there could be a filter set on them too and not just on categories and/or operators.

Hij is nog niet te vinden, maar ga het in de gaten houden! Zodra hij te zien is op TIP, ga ik hem liken!

​@Sanne Haller ​@Astrid Dit is wat in de FAQ van TIP staat. Vraag 1: Ze zijn het zich bewust, maar ik zie nog geen aanpassingen. In vraag 2 wordt volgens mij verwezen naar deze community. Nu worden beide naast elkaar gebruikt. Fijn als je vanuit de community een verzoek voor TIP kan aanmaken. ​@Sanne van Opstal-Brakel: wellicht een tip voor de community?

 

Ik kan die via de back-end van ons platform doen, en doe dit vaak dan ook met jullie input.
Maar het is altijd sterk om zelf ook je idee/feedback in te dienen op tip, want dan kan je toch zelf net wat neer context geven.