Filter op gebeurtenis en/of actie?

​@Joost Oostindie Ik ben nu een aantal acties aan het maken voor automatisch versturen, waar dus triggers aanzitten. Een daarvan is als bij een bestaande melding de status naar Wacht op gebruiker wordt gezet. Dat triggert dan een mail die verstuurd kan worden. Afhankelijk van de behandelaarsgroep moet dan een bepaalde mailtemplate worden getriggerd. Als de behandelaarsgroep X is, dan moet X mailtemplate worden getriggerd. Bij alle andere behandelaarsgroepen moet Y mailtemplate worden getriggerd.

Gebeurtenis statuswijziging.
Bij de oorspronkelijke gebeurtenis voor soort Wijzigen kaart, stond alleen een specificatie dat de gebeurtenis met enkele wijziging optreedt als de nieuwe waarde van de status Wacht op gebruiker is.

Ik heb daar nu een tweede gebeurtenis bij gemaakt voor behandelaarsgroep X en daar naast de specificatie de Voorwaarde ingezet, dat de Behandelaarsgroep gelijk is aan X.

Voor de Y mail heb ik een voorwaarde gezet dat die moet worden uitgevoerd als de Behandelaarsgroep niet X is.
Als ik de status nu wijzig en de behandelaarsgroep is X, dan wordt de X mail getriggerd, maar ook de Y mail. Als ik de behandelaarsgroep aanpas naar alles behalve X en de status Wacht op gebruiker, dan worden geen van beide mailtemplates getriggerd.

De juiste mailtemplates worden wel verstuurd als ik een nieuwe melding aanmaak en dan status meteen op Wacht op gebruiker zet. En ook als na een bepaalde periode een herinnering moet worden gestuurd, ook die worden met de juiste template verstuurd. Alleen bij een bestaande melding gaat er iets mis als de status wordt aangepast.

Gebeurtenis aanmaken kaart.
Iets soortgelijks treedt ook op als ik vanuit SSP een formulier stuur. Voor een Y formulier krijg ik een Y mail retour. In de gebeurtenis voor aanmaken kaart o.a. staat dat de behandelaarsgroep niet gelijk is aan X.
Voor een X formulier staat in de gebeurtenis voor aanmaken kaart dat de behandelaarsgroep gelijk is aan X (dit wordt via het formulier ook gezet). Voor de rest is deze gebeurtenis helemaal hetzelfde als bij Y. Maar na insturen formulier X, komt dan helemaal geen mail retour. Als ik in Topdesk zelf de melding aanmaak op behandelaarsgroep X weer wel.

Heb jij (of iemand anders 😉 ) enig idee wat ik verkeerd doe?

Hey Astrid,

Dit klinkt niet direct alsof er iets mis is met je voorwaarden, maar meer alsof de volgorde waarin TOPdesk de gebeurtenis verwerkt een rol speelt.

Bij 'Wijzigen kaart' en 'Aanmaken kaart' worden voorwaarden namelijk geëvalueerd op het moment dat de gebeurtenis plaatsvindt. Als de behandelaarsgroep op dat moment nog niet de uiteindelijke waarde heeft (bijvoorbeeld doordat deze in dezelfde wijziging wordt aangepast of bij een SSP formulier pas na het aanmaken wordt bepaald), kunnen de voorwaarden onverwacht uitpakken.

Ik zou daarom het volgende controleren:

• Of de behandelaarsgroep al definitief is op het moment dat de gebeurtenis afgaat
• Of de voorwaarde kijkt naar de nieuwe waarde van de behandelaarsgroep
• Of status en behandelaarsgroep tegelijk wijzigen. Test eventueel eens door deze wijzigingen los van elkaar uit te voeren

Als dat de oorzaak blijkt te zijn, is het vaak betrouwbaarder om de gebeurtenis pas later te laten plaatsvinden of de selectie van de e-mail via een actiebeheeractie af te handelen.

Als je daarmee ook de oplossing niet vindt, heb je dan van de gebeurtenis(sen) waar het nu niet goed mee gaat misschien een screenshot van hoe die is opgebouwd? (Uiteraard zonder data die we niet hoeven zien)
Ik denk dat we je dan snel op weg kunnen helpen!

​@Joost Oostindie Voor bevestigingsmail X na binnenkomst formulier X heb ik een extra gebeurtenis ingebouwd die checkt of het soort binnenkomst gelijk is aan Self Service Portal en behandelaarsgroep X en stuurt dan 1 minuut nadat de melding is aangemaakt mail X uit.

Blijft over de statuswijziging naar Wacht op gebruiker, die lijkt nu ook gelukt te zijn. Voor een Y melding heb ik nu als voorwaarde gezet dat de gebeurtenis onderdrukt moet worden als de behandelaarsgroep gelijk is aan X. Voor een X melding staat dan in de gebeurtenis dat die moet optreden als behandelaarsgroep gelijk is aan X. De voorwaarden zijn dus eigenlijk bijna hetzelfde als ik ze al had, alleen leest Topdesk dan blijkbaar anders.

Dankjewel voor je tips!!

Soms zit hem inderdaad in de volgorde of helpt zo'n stukje tijdsinterval van een minuut om er voor te zorgen dat het goed gaat. Fijn om te horen dat het is gelukt!

Als je toch nog ergens tegenaan loopt, laat het vooral weten! 🙂