Vandaag zetten we een nieuwe Community Hero in het zonnetje:
Gerwin is genomineerd door niemand minder dan de vorige Community Hero,
Gerwin werkt al sinds 2002 bij HZ University of Applied Sciences in Vlissingen en maakt daar deel uit van de Dienst Informatievoorziening & Automatisering. Zoals bij veel onderwijsinstellingen zijn de rollen breed en veelzijdig. En dat past hem goed.
Van licenties tot support (en alles daartussenin)
Binnen HZ beweegt Gerwin zich tussen inkoop van hardware en software (licentiebeheer), tweedelijns support bij ICT‑storingen, applicatiebeheer en zijn rol als TOPdesk administrator. Juist die combinatie maakt dat hij TOPdesk vanuit meerdere perspectieven kent en slim weet in te zetten.
TOPdesk wordt dagelijks gebruikt voor het afhandelen van storingen, verzoeken en wijzigingen, maar voor Gerwin is het vooral een middel om samenwerking te verbeteren. Als administrator zorgt hij ervoor dat collega’s en afdelingen goed worden meegenomen. Niet alleen met formulieren en processen, maar vooral door persoonlijk contact.
Dat zie je bijvoorbeeld terug in zijn aanpak rondom onboarding. Via wijzigingsformulieren, gesprekken en een maandelijks TOPdesk‑spreekuur helpt hij afdelingen op weg. Op dit moment zijn onder andere Marketing & Communicatie en deeltijd e‑learning volop bezig met onboarden, terwijl er op de achtergrond continu nieuwe workflows worden ingericht.
Slimme processen die écht werken
Gerwin is continu bezig met het verbeteren van processen. Recente voorbeelden zijn workflows voor het aanvragen van dienstreizen inclusief goedkeuring, en aanvragen voor verbouwingen of aanpassingen van ruimtes, waarbij meerdere afdelingen betrokken zijn. Duidelijk voor de aanvrager, overzichtelijk voor de organisatie en goed beheersbaar voor IT.
Wat hem hierin typeert, is dat hij altijd kijkt: hoe kan dit slimmer, consistenter en met zo min mogelijk handwerk?
Leren van elkaar in de Community
De TOPdesk Community speelt daarin een belangrijke rol. Gerwin haalt er ideeën op, toetst keuzes en deelt zijn eigen ervaringen. Dat levert niet alleen inspiratie op, maar ook direct resultaat in de praktijk.
Een mooi voorbeeld is een discussie over inactieve behandelaarsaccounts. Door periodiek te controleren en hierover het gesprek aan te gaan met betrokken collega’s, wist Gerwin licenties te optimaliseren. Dat leidde tot betere grip op het gebruik én directe kostenbesparing, een win voor zowel IT als de organisatie.
Ook gesprekken over AI‑functionaliteiten binnen TOPdesk trekken zijn aandacht. Juist omdat die raken aan beleid, toekomstvisie en keuzes die organisaties nu moeten maken. Door ervaringen uit te wisselen met andere TOPdesk‑gebruikers ontstaan waardevolle inzichten die verder gaan dan de eigen context.
Praktische tips met impact
Gerwin deelt in de Community graag oplossingen die eenvoudig zijn, maar veel opleveren. Zo benadrukt hij het belang van actuele kennisitems. Een simpele, maar effectieve actie is het automatisch versturen van een mail naar de behandelaarsgroep één jaar na aanmaak of wijziging van een kennisitem. Zo blijft de kennis actueel, iets wat extra belangrijk is wanneer je met AI aan de slag gaat. De kwaliteit van je output begint immers bij de kwaliteit van je kennis.
Een ander sterk voorbeeld is een volledig geautomatiseerde actiereeks rondom uitdiensttreding. Bij het archiveren van een persoon controleert TOPdesk automatisch of er nog middelen gekoppeld zijn, wordt de manager betrokken, komt er een overzicht van alle middelen en wordt er direct een wijzigingsverzoek aangemaakt voor de juiste verantwoordelijke.
Het resultaat: geen “zwevende” laptops meer, betere registratie, minder handmatig werk en een proces dat daadwerkelijk actie afdwingt.
Gerwin is een Community Hero omdat hij laat zien hoe krachtig het is om kennis te delen, vragen te beantwoorden en ideeën uit de Community om te zetten naar concrete verbeteringen. Betrokken, inhoudelijk sterk en altijd bereid om anderen verder te helpen: precies de reden waarom Christiaan hem heeft genomineerd.
Dank je wel, Gerwin, voor je waardevolle bijdrage aan de TOPdesk Community 💙
