Een korte recap voor wie de webinar van 26 mei heeft gemist.
Onlangs organiseerden een webinar over TOPdesk Assets & Rooms. De vraag die centraal stond: hoe zorg je dat collega's een melding maken als ze even geen laptop bij de hand hebben?
Want denk maar eens aan hoe vaak je iets voorbijloopt op kantoor wat eigenlijk gemeld zou moeten worden. De koffieautomaat die het niet doet, een lamp die kapot is, een vergaderkamer die nog vol staat na een sessie. Vaak gebeurt er dan niks, simpelweg omdat het proces op dat moment te omslachtig voelt. Laptop opstarten, TOPdesk in, formulier zoeken… tegen die tijd ben je alweer aan het volgende begonnen.
Het idee: scan, meld en fix
Sietse Posthuma liet zien hoe je dit met QR-codes makkelijker maakt. Je plakt een code op een asset of in een ruimte, een collega scant 'm met de telefoon, en kan direct een melding aanmaken in TOPdesk. Geen inlog, geen apart account nodig.
Wat ik zelf wel slim vond: voordat iemand een melding maakt, kan diegene eerst de asset-informatie bekijken en kijken of het probleem misschien zelf op te lossen is. Een soort mini-Self-Service Portal achter de code. Lukt dat niet, dan stuurt diezelfde flow de melding alsnog door, met het juiste asset of de juiste ruimte er gelijk aan gekoppeld.
Hoe het in de praktijk werkt
Bij assets is het simpel: scannen, een paar vragen beantwoorden, klaar. Bij ruimtes zit er nog een extra keuze in. Na het scannen kun je kiezen of je melding over de ruimte zelf gaat (klimaat, schoonmaak, verlichting, opstelling) of over een asset binnen die ruimte. Dezelfde code, twee opties.
In de live demo scande Sietse een beamer in een vergaderruimte, gaf aan dat de beeldkwaliteit slecht was, en de melding stond binnen een paar tellen in TOPdesk. Met de beamer gekoppeld, doorgezet naar de juiste behandelaarsgroep, en met de scanner als aanmelder. Zo kan diegene de voortgang ook gewoon volgen in het Self-Service Portal.
Voor wie is dit interessant?
De voorbeelden gingen dwars door de organisatie heen. IT (laptops, dockingstations, beamers), maar ook Facilitair (koffieautomaten, printers, klimaat, verlichting, schoonmaak). Daarnaast kun je het gebruiken om verhuizingen vast te leggen, handig voor je administratie.
Het is dus niet één afdeling die hier gebruik van maakt, maar potentieel je hele organisatie. Eén ingang voor meldingen die op locatie ontstaan, los van waar ze uiteindelijk terechtkomen.
Wat je hierna kunt doen
- Bekijk de webinar terug als je de volledige uitleg en de live demo wilt zien.
- Wil je weten wat dit voor jullie organisatie zou kosten of opleveren? Neem contact op met je accountmanager, die kan met je meedenken over de aanpak.
Vraag aan jou
Ik ben benieuwd hoe dit bij jullie landt. Niet zozeer of je het al gebruikt, maar of je het overweegt en wat daarvoor nodig zou zijn:
- Is dit een aanpak die past bij hoe jullie nu meldingen ontvangen, of zou het een hele nieuwe manier van werken zijn?
- Welke afdeling zou bij jullie hier als eerste mee aan de slag willen? IT, Facilitair, of allebei tegelijk?
- Wat zou jij als eerste willen weten voordat je dit serieus overweegt?
- Loopt er bij jullie iets in de weg om hiermee te starten? Denk aan draagvlak, beheer, of iets anders.
- Heb je vragen aan Sietse of aan collega's in de community die dit al doen?
Reageer gerust hieronder. Ook met losse gedachten of twijfels, daar leren we allemaal van.