Goedemiddag. Wij werken al jaren met TOPdesk. De afgelopen maanden hebben wij (met een consultant) TOPdesk opnieuw ingericht. Wij staan nu voor de uitdaging om TOPdesk opnieuw te laten adopteren binnen onze organisatie. Wij hebben onze medewerkers jarenlang verwend met telefoontjes, mailtjes en mondelinge meldingen te laten maken en deze minimaal tot niet vast te leggen in TOPdesk. Dat moet en willen we anders. Wij zij n een organisatie met 230 medewerkers.
Heeft iemand goede tips om deze adoptie goed te laten verlopen?
Alvast bedankt.
Solved
TOPdesk adoptie binnen onze organisatie
+1Best answer by Gerwin Filius
Een paar tips voor TOPdesk:
-
Communiceer het waarom (niet alleen het wat) o.a. sneller geholpen worden, status kunnen volgen, minder fouten / misverstanden etc.
Dus niet: “we willen dat je TOPdesk gebruikt” maar “dit helpt jou sneller geholpen te worden” - Zorg ervoor dat je SSP meldingen snel afhandeld. Zo komt je personeel er achter dat het loont om de SSP te gebruiken.
- Stel een import in voor je vragen zodat de meldingen in TOPdesk komen te staan. Zo leert je personeel om te kijken naar de status van zijn/haar melding.
- Zet een notitie in je e-mail pakket die laat zien dat de SSP bestaat als je naar de helpdesk wil mailen.
- Hang posters op in je organisatie (of een leuke flyer op het toetsenbord) met hoe, waarom en wanneer.
+6Een paar tips voor TOPdesk:
-
Communiceer het waarom (niet alleen het wat) o.a. sneller geholpen worden, status kunnen volgen, minder fouten / misverstanden etc.
Dus niet: “we willen dat je TOPdesk gebruikt” maar “dit helpt jou sneller geholpen te worden” - Zorg ervoor dat je SSP meldingen snel afhandeld. Zo komt je personeel er achter dat het loont om de SSP te gebruiken.
- Stel een import in voor je vragen zodat de meldingen in TOPdesk komen te staan. Zo leert je personeel om te kijken naar de status van zijn/haar melding.
- Zet een notitie in je e-mail pakket die laat zien dat de SSP bestaat als je naar de helpdesk wil mailen.
- Hang posters op in je organisatie (of een leuke flyer op het toetsenbord) met hoe, waarom en wanneer.
+1Heel erg bedankt voor je reactie!
+3De meeste behandelaars in TOPdesk hebben een tijdlang het zelfde antwoord op vragen gegeven
Het is niet de bedoeling om ons direct te mailen.
Zou je je melding willen aanmaken via ons SelfServicePortal op https://organistatie.topdesk.net?
Zo komt je vraag meteen bij de juiste persoon terecht.
Alvast bedankt,
Het komt bot over maar, als je altijd antwoord op een vraag via de mail krijg je nooit voor elkaar dat je gebruikers TOPdesk gaan gebruiken
Verder mag je bij ons niet naar TOPdesk mailen, je krijgt dan een mail terug met de boodschap dat het niet de bedoeling is om TOPdesk te mailen maar dat je een melding aan moet maken via het SelfServicePortal.
+5Wij hebben in het begin voor ICT het heel bot gedaan. Mensen mochten alleen nog bellen als ze niet konden inloggen en hulp aan de ICT balie was alleen op afspraak.
Dat werkte dus ook niet zo geweldig en is gelukkig snel los gelaten.
Momenteel is het helaas weer helemaal aan het omslaan en wordt er veel meer gebeld. En ergens is dat ook nog niet zo gek want dan heb je wel alle informatie die je nodig hebt.
Een goed uitvraagscript bij het invoeren van een melding zou voor ons kunnen helpend zijn en dan vind ik de ideeën van Gerwin ook erg leuk om mee te pakken om de SSP weer meer in de organisatie bekend te maken.
Leuke flyers Gerwin!
Wil je deze delen ter inspiratie?
Login to the community
No account yet? Create an account
Login with your MyTOPdesk account
Log inor
Enter your E-mail address. We'll send you an e-mail with instructions to reset your password.