Operationele opvolging

Hi ​@APijper NNZ  
If I had to choose an ITSM process I would prefer a process/module designed for more structural and planned work, so for similar cases I would prefer Problem or change management with sub-tasks under if necessary.
In some legacy solution there is GRC modules dedicated especially for those audits, I found a module in TOPdesk probably serves your need https://docs.topdesk.com/en/operations-management.html

I hope that helps

Ik probeer alleen nog even scherp te krijgen welke richting je precies op wilt met je vraag over een andere oplossing dan losse incidenten.

In de basis draait het er volgens mij om dat je werkzaamheden goed wilt registreren, toewijzen, bewaken en opvolgen. 
Een melding (eventueel met deelmeldingen) of een wijziging met activiteiten leent zich daar vaak uitstekend voor. Een bevinding uit een pentest of audit zou je bijvoorbeeld een eigen (evt. afgeschermde) categorie kunnen geven. Zo houd je het eigenaarschap, de deadlines en de rapportage meteen centraal op één plek.

Wat mij betreft is de vraag dan ook niet zozeer: "Is dit volgens ITIL een incident?", maar eerder: "Wat is de slimste plek om deze acties te beheren?"

Om goed met je mee te kunnen denken, ben ik wel benieuwd naar wat meer achtergrond. Hoe komen de aanvragen nu bij jullie binnen (bijv. via e-mailimport of een API-koppeling) en hoe ziet het proces er exact uit? Met wat extra context denken we hier graag gericht met je over mee!

Goedemorgen,

Zonder de verdere context of vorm van binnenkomst van de taken te kennen, zou ik voor nu zeggen dat operationele activiteiten een oplossing kan bieden.

Een operationele activiteit is erg handig voor terugkerende taken/werkzaamheden die met een vaste interval uitgevoerd moeten worden. Je kunt bijvoorbeeld een activiteit aan (laten) maken voor een concrete opvolging uit een pentest of audit, deze aan een behandelaar of behandelaarsgroep toewijzen en er een geplande datum aan koppelen.

De activiteit verschijnt vervolgens ook bij de behandelaar in de Taken en op het Takenbord. Daarmee krijg je de gewenste opvolging, zonder hiervoor een incident te hoeven registreren.

Het sterkst zou zijn als deze taken periodiek optreden en je hier in TOPdesk een schema met een aantal reeksen voor kan inrichten. Voorbeelden van reeksen zouden ook de eerder benoemde taken zijn:

• Pentesten
• Audits
• Compliance checks

Activiteiten worden automatisch ingepland op de ingestelde periode en gaan naar de groep die is opgegeven in de reeks.

Of dit de beste oplossing is, hangt natuurlijk af van hoe jullie proces precies werkt, maar ik zou Operationele activiteiten in ieder geval voor nu als eerste overwegen!

Een pentest doorloopt meerdere fasen. De module Operationeel Beheer is vooral bedoeld voor enkelvoudige, routinematige en terugkerende taken. Het hangt er dus vanaf wat we precies gaan uitvoeren. Mijn inschating is dat Wijzigingsbeheer hiervoor de juiste plek is. 😉

Ik heb dit voorgelegd aan AI (eerlijk is eerlijk 😎) en het antwoord is:

De 5 Kernactiviteiten van een Pentest

1. Voorbereiding & Scope (Reconnaissance & Planning)

   • Afbakenen van de scope (IP-adressen, URL's, specifieke omgevingen zoals ACC of PROD).

   • Vaste afspraken maken: Rules of Engagement (RoE), vrijwaringsverklaringen en contactpersonen bij noodsituaties.

   • Aanmaken van de testaccounts en whitelistings (bijv. in Firewalls of WAF).

2. Verkenning & Scannen (Scanning)

   • Automatische en handmatige verkenning van netwerken, open poorten, services en applicatiesstructuren.

   • Inventarisatie van bekende kwetsbaarheden (Vulnerability Scanning).

3. Exploitatie (Gaining Access / Testing)

   • Actief proberen om de gevonden zwakheden te misbruiken (zoals SQL-injections, XSS, verkeerde configuraties).

   • Bepalen van de impact: hoe diep kan een kwaadwillende binnendringen en welke data kan worden ingezien?

4. Rapportage & Analyse (Analysis & Reporting)

   • Documenteren van de bevindingen met bijbehorende risicoclassificatie (bijv. CVSS-score: Low, Medium, High, Critical).

   • Oprestellen van een hersteladvies voor het IT-team.

5. Remediëring & Herstest (Retest)

   • Oplossen van de gevonden kwetsbaarheden door de beheerorganisatie.

   • Uitvoeren van een retest door de pentester om te verifiëren of de risico's daadwerkelijk zijn weggenomen.

Registratie in de TOPdesk Wijzigingsmodule (Change Management)

In TOPdesk koppel je deze stappen aan een Wijzigingssjabloon (Change Template). Zo zorg je voor autorisatie vooraf, duidelijke taakverdeling tijdens de test en de borging van opvolging na afloop.

Structuur van de Wijzigingskaart

• Type wijziging: Uitgebreide wijziging (Non-standard change).

• Categorie: Beveiliging / Security Audit.

• Impact & Urgentie: Afhankelijk van de doelomgeving (Productie = hogere impact i.v.m. risico op uitval; ACC/TEST = lagere impact).

• Betrokkenen:

  • Aanvrager: Security Officer (CISO/ISO) of Product Owner.

  • Wijzigingsbeheerder: Change Manager / IT Service Manager.

Fasering & Takenopbouw in TOPdesk

Afhankelijk van het issue is het een incident (iets doet niet wat je ervan verwacht), een problem (meerdere incidenten veroorzaakt door dezelfde grondoorzaak) of een wijzigingsverzoek (je wilt iets aangepast hebben).

Problem en wijzigingenbeheer zijn aparte modules binnen Topdesk, met een eigen inrichting. 

Als het je vooral gaat om de hoeveelheid werk die het kost om de terugkoppeling van de auditors om te zetten in incidenten, dan zou je er ook voor kunnen kiezen om een standaard formulier op te zetten en auditors te vragen daar hun bevindingen in te zetten.