Welke afdelingen en teams gebruiken TOPdesk binnen jouw organisatie?

Hi Niels,

Leuk om jou hier te treffen. Hopelijk gaat alles goed? 
Ik weet niet of de informatie nog relevant voor je is, maar naast de door jouw aangegeven afdelingen zetten wij TOPdesk ook in voor andere onderdelen. Een paar voorbeelden zijn: 

• De opleiding Media (asset management)
• Klachtenpunt
• Key-users
• Studentenfonds

Ik werk nu voor een andere organisatie (MBO onderwijs) en ben onze processen ook nog aan het ontdekken. Mocht je voor je onderzoek eens mee willen kijken, geef het dan gerust aan. 

Ook bij ons (Veiligheidsregio Limburg-noord) zijn er meer teams dan alleen ICT die met TOPdesk werken. Hoewel TOPdesk indertijd voor ICT was aangeschaft, wordt het nu door de hele organisatie gebruikt:

• Bedrijfsvoering:
  • IV&T (Informatievoorziening en Techniek, voorheen ICT en Informatiebeheer. Werken sinds de aanschaf met TOPdesk). Behoefte vanuit het team.
  • P&O. Gebruikt TOPdesk voor afhandelen van vragen en verzoeken. Ook voor IDU-proces. Behoefte vanuit het team.
  • Salarisadministratie. Als P&O.
  • Finance & Control. Afhandeling van verzoeken en registratie van vragen over financiele applicatie (functioneel beheer). Ook onderdeel van IDU-proces. Behoefte vanuit het Team. Willen nu ook graag aansluiten met de nieuwe inrichting van ons SSP.
  • Huisvesting. Registratie van incidenten en verzoeken, IDU-proces. Registratie van terugekerende eenvoudige taken via Operationeel Beheer, behoefte vanuit het team.
  • Privacy & Security. Het jongste team van de afdeling IV&T. Registratie van privacy issues en informatieveiligheidsincidenten. Op verzoek van dit team.
• GGD
  • Functioneel Beheer Gezondheid (appl.beheerders GGD-applicaties). Eigen Servicedesk. Registratie van Incidenten en verzoeken, wil ook gaan werken met Operationeel Beheer voor terugkerende taken, Asset Management voor registratie van licenties en certificaten, behoefte vanuit team. Wil ook aansluiten bij nieuw inrichting SSP.
  • Frontoffice GGD. Gebruikt vooral de Reserveringsplanner voor het reserveren van ruimtes in consultatiebureaus. Gebruiken ook intensief het Kennissysteem voor afhandelen van vragen van externe klanten (burgers).
  • Secretariaat GGD. Voor o.a. IDU-proces.
  • Receptie. Afhandelen van bestellingen (via meldingenbeheer) en reserveren en uitgifte van OV-chipkaarten in Reserveringsplanner.
• Brandweer
  • Crisisbeheersing. Functioneel Beheer div. applicaties via meldingenbeheer.
  • Reserveren van oefenmiddelen via Reserveringsplanner.
  • Secretariaten 4 brandweerclusters (Weert, Roermond, Venlo, en Venray). IDU-proces.
  • Team Operationele Voorbereiding & Planvorming. Gebruikt meldingenbeheer voor het verwerken van wijzigingen in de beschikbaarheid van het wegennet en bljusvoorzieningen (b.v. brandkrangen) in de regio. Op verzoek van team.

Ik ben vast nog wat vergeten, maar bovenstaande schoot me zo even te binnen.

Voor het IDU-proces wordt de module Wijzigingsbeheer ingezet, waarbij gebruik gemaakt wordt van uitgebreide wijzigingen met wijzigingsactiviteiten. Sommige activiteiten versturen slechts een notificatiemail, waarna de activiteit automatisch afgerond wordt (vooral voor teams die (nog) niet met TOPdesk werken).

Voor gebruikers gaan we de SSP nieuw leven inblazen dit jaar. We willen meer inzetten op het gebruik van de SSP met een thema-georienteerde inrichting. Behoefte van ICT, maar ook van de rest van de organisatie. Verdere professionaliersing van de inrichting van TOPdesk. Groot probleem daarbij is, dat er nu teveel behandelaars zijn, die (alleen maar) reserveringen doen. Daardoor lopen processen niet zoals gewenst. Betekent dat we hier en daar rechten moeten gaan intrekken en die mensen naar de SSP moeten zien te verleiden. Wordt nog wel een uitdaging.