Verdeling taken Functioneel beheer

Ja, de afdelingen die dat willen mogen de formulieren zelf beheren. Ze hebben dan inderdaad rechten tot alle formulieren en ook diensten. Dit zorgt uiteraard voor een behoorlijk risico maar het gaat bij ons gelukkig al bijna 10 jaar goed. We maken ook wel duidelijke afspraken met de behandelaren.

Daarnaast hebben we ook wel wat gebeurtenissen lopen om processen te controleren, de belangrijkste is een gebeurtenis die controleert of een melding wel een behandelaar heeft. Onze meldingen module verplicht de behandelaar om een behandelaarsgroep te kiezen mede t.b.v. de behandelaarsfilters maar bij formulieren (en mailimports) kan je dat niet afdwingen. Deze meldingen worden onderschept en dan kijken wij vervolgens naar de oorzaak en spreken we eventueel een formulier beheerder aan.

Uiteraard willen we het risico heel graag beperken door bijvoorbeeld versiebeheer toe te passen of formulieren af te schermen met een behandelaarsfilter. Bij deze module hebben we er echter voor gekozen om niet jaren te wachten op die functionaliteiten.

Bij ons doe ik eigenlijk het gehele beheer. Maar wij hebben een backup die iets van TOPdesk weet, mocht ik spontaan uitvallen of het loodje leggen. Misschien niet de meest ideale manier om het in te richten, maar het zorgt er wel voor dat ik makkelijker dingen kan doen in TOPdesk, doordat mijn expertise sneller wordt aangenomen, dit is het grote voordeel.

Het nadeel is dat ik niet veel mensen heb om mee te sparren. Gelukkig zitten hier heel wat scherpe mensen in de community!

Hey Ferry, wat een leuke vraag!

Binnen het CBS hebben wij jarenlang gewerkt met één functioneel beheerder die zijn/haar volledige tijd besteedde aan het beheer en onderhoud van de functionele inrichting van TOPdesk. Daarnaast hadden we één back-up die de dagelijkse taken kon oppakken. Denk hierbij aan het toevoegen van behandelaars, het aanmaken van formulieren en wijzigingssjablonen, en andere operationele werkzaamheden.

Om een beeld te geven van de omvang van TOPdesk op dit moment: we hebben circa 600 behandelaars, 2.500 gebruikers/personen, 500 formulieren, ongeveer 3.500 meldingen per maand en 2.000 wijzigingen per maand.

Persoonlijk ben ik echter van mening dat ‘één = geen’. Sinds ik de rol van functioneel beheerder vervul, heb ik daarom 0,5 fte extra ondersteuning gekregen. Mijn doel is om TOPdesk breder in te zetten binnen de organisatie. Op dit moment wordt het vooral op IT-gebied gebruikt, maar ik zie veel kansen om het verder uit te rollen, innovatieve ideeën (zoals automatiseringen d.m.v. actiereeksen) toe te passen en TOPdesk actief te promoten binnen het hele CBS.

Naast het functioneel beheer hebben wij een volledig zelfsturend team dat verantwoordelijk is voor het vullen, beheren en actualiseren van de CMDB. Dit team bestaat uit vijf medewerkers. Zij maken, naast hun werkzaamheden in TOPdesk, ook maatwerkdashboards op basis van de beschikbare data. De CMDB vormt de backbone van onze dienstverlening. Momenteel bevat deze circa 62.000 middelen en groeit nog steeds.

Tot slot maken wij gebruik van een VA, waarmee we de applicatie volledig in eigen beheer hebben, met behulp van Ubuntu en Docker. Het technisch beheer hiervan ligt bij ons applicatiebeheerteam.

Mocht je meer weten hoe we dit ingeregeld hebben neem gerust contact met me op. Daarbij is het super om de Functioneel Beheer dagen bij te wonen om lekker te netwerken. Dit heeft mij persoonlijk enorm geholpen. Dit is een TOP community en iedereen is bereid om elkaar te helpen. Join ook gerust een van de app groepen om nog sneller een antwoord te krijgen op je vraag door een geweldig community lid! 

Succes met je functioneel Beheerschap :D 


Groetjes,

Glenn Richardson 

CBS Heerlen

Ik ben de enige FB voor topdeskbeheer. Hiernaast werk ik als Medewerker Servicedesk de meeste uren, ik kom dus eigenlijk nooit goed aan mijn werkzaamheden voor TOPdesk toe. Dat is jammer, maar de werkdruk bij ons is redelijk hoog doordat we maar met een heel klein ICT team werken. In totaal zijn we maar met 1,7 medewerker op de Servicedesk aanwezig en wij doen hier 1e en 2e lijn meldingen , met wijzigingen zoals in en uit diensten en vervangen middelen. Dus onderhoud en vernieuwingen zijn lastig door te voeren. 

Miranda, medewerker ICT Servicedesk GGD Zeeland

Voor onze organisatie ben ik de enige TOPdesk beheerder, daarnaast beheer ik ook ons P&O pakket, de website, intranet en nog wat kleine applicaties ernaast. Sommige gebruikers hebben wat meer ervaring binnen TOPdesk, welke ik informeel inzet als Key-user en daarvoor ook wat extra autorisatie geef. Ze kunnen bijvoorbeeld binnen de instellingen enkele opzoeklijsten aanpassen (om merken bij te werken als we bijvoorbeeld nieuwe auto's krijgen) 

Dit bevalt ons in ieder geval prima. 

Bij mijn vorige werkgever (zorginstelling) waren er verschillende domeinen binnen functioneel beheer, zoals bijv. zorg, hr, facilitair, financieel, en elk domein had minstens 2 beheerders met meerdere (gerelateerde) applicaties.

TOPdesk viel daar onder facilitair beheer, met toen alleen nog ICT als hoofdonderwerp, maar inmiddels zit hun facilitaire afdeling ook in hun TOPdesk.