Skip to main content
Robin Noppert
Robin Noppert
Contributor
January 13, 2026
Question

TOPdesk en Microsoft Bookings

  • January 13, 2026
  • 11 replies
  • 241 views

Hi Robin hier!

 

Voor de mensen die bij mij hebben meegekeken op de coworking dag, jullie zullen het misschien nog wel weten. Voor de andere komt nu een korte uitleg van mijn vraag.
 

Onze servicedesk heeft dagelijks mensen op bezoek voor het ophalen van hardware of fysieke ondersteuning. Ze laten de medewerkers zelf een afspraak inplannen via microsoft bookings. 

 

Regelmatig gaat dit toch nog wel eens mis, omdat mensen voor een of andere reden niet goed weten hoe ze in bookings moeten werken. 

Heeft iemand een TOPdesk koppeling lopen met bookings, of een idee voor een koppeling (en dus niet gewoon de URL geven) zodat mensen makkelijker een afspraak in bookings kunnen plaatsen door één of andere functie binnen in TOPdesk.

Ik hoor graag!

    This topic has been closed for replies.

    11 replies

    Show previous replies
    Sjonnie W.
    New Member ⭐⭐
    May 13, 2026

    Wij hebben recent een automatische koppeling ingericht tussen onze MS bookings en TOPdesk. Of beter gezegd: onze partner OGD heeft deze inrichting voor ons gerealiseerd met behulp van Power Automate. Dankzij deze koppeling worden nieuwe bookings, wijzigingen en annuleringen automatisch verwerkt richting TOPdesk, zodat de administratie altijd actueel blijft en handmatige acties tot een minimum worden beperkt.

    Zonder al te veel prijs te geven, want wij hebben er immers voor betaald en onze partner OGD is eigenaar 😉, zal ik de werking in basale vorm uitleggen

    Vanuit een melding of wijziging sturen wij een link mee naar onze bookingspagina. Een medewerker kan hier een moment kiezen voor ondersteuning, het ophalen of inleveren van middelen.

    Wanneer er een booking wordt aangemaakt, aangepast of geannuleerd, wordt een  Power Automate‑flow geactiveerd. Die flow ontvangt alle informatie over de betreffende booking en controleert vervolgens een custom field ‘Ticketnummer’. Dit veld is essentieel, omdat het bepaalt of er al een bijbehorende melding of wijziging in TOPdesk bestaat. Op basis daarvan probeert de flow d.m.v API calls het juiste TOPdesk‑ticket op te halen.

    Als het ticket in TOPdesk gevonden wordt, dan wordt dit automatisch bijgewerkt (wederom met API calls) met de nieuwe of gewijzigde informatie uit de booking. Mocht er geen ticket gevonden worden,  bijvoorbeeld omdat het ticketnummer ontbreekt of niet meer klopt, dan stuurt de flow automatisch een e‑mail naar de helpdesk met de relevante gegevens, zodat dit handmatig kan worden opgepakt. Hiermee voorkomen we dat bookings stilzwijgend blijven hangen zonder correcte koppeling.

    Hoop dat dit ter inspiratie kan dienen.
    Groet, Marcel.

    Tof! Maar, de ticketnummer moet men zelf invullen dan neem ik aan? Daar liepen wij een beetje op stuk, wij wilde het liefst geautomatiseerd. Maar, met de juiste instructie is het prima te doen.

    Klopt, In de mailing hebben wij expliciet aangeven dat men zelf het ticketnummer moet opgeven in het daarvoor bestemde veld.
    Wordt dit toch niet gedaan, dan wordt het dus afgevangen door een email naar de helpdesk. Zij kunnen dan de afspraak nog goed verwerken. 
    Het is niet inderdaad niet 100% “foolproof”, Maar tot op heden wordt het als positief beschouwd. 

    Ohja zo een fallback naar de helpdesk zal dan inderdaad wel helpen ja… Het is wel interessant en ik zal is kijken of ik zelf een soort gelijk iets kan bouwen...

     

    Hallo

    Ik heb dit inmiddels ook gebouwd in power automate.

    Nieuwe afspraken en annuleringen werken wel.

    Alleen de wijzigingen werken niet echt optimaal, oftewel de booking trigger in power automate werkt niet naar behoren. Co-pilot geeft aan dat dit een bekend verschijnsel is.

    Is daar misschien iets anders voor bedacht ?

     

    groet

    Sjonnie Woldringh

    Terms & ConditionsAccessibility statement