Meet the new Knowledge Base Explorer

Gisteren was het aanpassen van het KI niet de oplossing. Vandaag ineens wel!
De migratie is ingepland voor later deze ochtend…. Spannend!

​@Stefan van Opstal Waar/Hoe willen jullie feedback ontvangen over de nieuwe verkenner?

​@Sanne Haller  het liefst via het feedback formulier die je rechts onder in kan vinden in de nieuwe explorer. 

Gezien je mijn mail adres hebt mag me ook ten alle tijden persoonlijk mailen natuurlijk of plan ik graag een keer een sessie met je in.

Hi ​@Derek Junkin 

No they will stay the same!

Ik heb vandaag de migratie in de testomgeving uitgevoerd.

Het ziet er mooi uit, maar op het eerste oog mis ik wel een aantal dingen in de nieuwe verkenner:

1. Je kunt bij een kennisitem nu niet meer opgeven wat de status van het kennisitem is.
   Dat veld (icm de datum laatste wijziging) gebruik ik voor de periodieke controle van de actualiteit van de kennisitems. 
   Wordt dit veld nog toegevoegd? Zo niet, gaan jullie dan een standaard actiereeks en gebeurtenis aanbieden waarmee ik de controle op actualiteit kan automatiseren?
   Ik doe nu het volgende:
   - x tijd na laatste wijziging wordt de status van het kennisitem aangepast van ‘Actueel’ naar ‘Niet actueel'.
   - Vervolgens wordt er een mail gestuurd naar de ‘beheerder’ van het kennisitem met het verzoek het kennisitem te actualiseren EN de status op ‘Actueel’ te zetten. Als het kennisitem nog actueel is, hoeven ze alleen de status op ‘Actueel’ te zetten zodat de datum van wijziging evengoed aangepast wordt en ook deze kennisitems bij een volgende controle worden meegenomen.
   Zonder het statusveld wordt deze periodieke controle een stuk lastiger.
2. In de nieuwe verkenner worden alle kennisitems automatisch alfabetisch gesorteerd. In de oude versie kan ik zelf bepalen in welke volgorde de kennisitems getoond worden.
   Wordt het nog mogelijk gemaakt om de volgorde zelf te bepalen? Zo niet, dan moet ik de inrichting in productie even aanpassen voordat ik daar de migratie uitvoer.

Hoi ​@Irene Berger,

Fijn dat je de migratie al getest hebt en bedankt voor je feedback, bij deze antwoorden op je vragen:

1. Dit veld is er nog steeds, alleen niet op een folder (map). 

   

2. Voor nu hebben we dit mechanisme niet meegenomen. Mocht er veel vraag naar zijn dan kunnen we dit zeker overwegen om mee te nemen. 

OMG. Lekker blond van mij dat ik het alleen op de folders had gezien. Sorry voor de domme vraag. ;-)

En vwb het 2e punt… Dan ga ik de productie-omgeving even aanpassen zodat de kennisitems na de migratie in de volgorde staan die men nu gewend is. Geen probleem.

Bedankt voor de snelle reactie en extra informatie.

Hoeveel verschilt de nieuwe “mappen” functionaliteit van de huidige mogelijkheid om het met een KI als “map” en “submap” in te delen? Voor mijn gevoel niet veel. 

Waar ik al langer op zit te wachten is een optie om KI's uit mappen of submappen in bulk te verplaatsen. Nu wordt altijd de hoofdmap meegenomen. Zit dat ook in de pijplijn?

Hoi ​@Jorn,

Qua functionaliteit verschillen ze niet heel veel maar toch wel een beetje. Mappen hebben minder velden, maar het grote voordeel is dat ze niet verschijnen als zoekresultaat. We hoorde van veel klanten dat, vooral in het SSP, eindgebruikers lege KI's als resultaat kregen vanwege het gebruik als "structuur item". Deze werden over het algemeen leeg gelaten. We hebben voor mappen gekozen omdat die meer to de verbeelding spreken voor het definiëren van structuur dan een kennisitem. Daarnaast hebben we deze mappen in onze architectuur alvast voorbereid voor toekomstige filter mogelijkheden. 

Bulk mutatie staat ook bij ons op de wensenlijst om gebouwd te worden maar hiervoor moeten we een betere interface bouwen. Qua prioriteit willen we eerst gaan werken aan een betere creatie flow, waarin we ook "drafts" hebben en afzonderlijk kunnen publiceren. 

Hello ​@Stefan van Opstal 

Is there any new information on when the rollout of the update will resume? It’s currently on hold due to a bug. I’m eagerly awaiting the update—it will be a big help to us with the folders. Unfortunately, we don’t have a test environment to try it out yet.

Hi ​@Schuler_Lars ,

New versions have been scheduled to be rolled out. My expectation is that remaining environments will hopefully be updated before the end of the week.

Ik meld mij ook graag aan voor de sortering wens!

Ik heb nog even iets anders dat mij is opgevallen na de migratie in de testomgeving...

Als een kennisitem met sub-kennisitems door de migratie omgezet wordt naar een folder, wordt uit dat kennisitem alleen de inhoud van het veld ‘Omschrijving’ meegenomen.

In ons kennissysteem hebben wij kennisitems met sub-kennisitems waarbij in het ‘hoofd’kennisitem ook informatie in het veld ‘Inhoud’ staat en/of bijlagen aan het kennisitem gekoppeld zijn.

Deze kennisitems zijn in de testomgeving door de migratie ‘gewoon’ gemigreerd naar folders waarbij dus informatie verloren is gegaan.
Ik zou zelf verwachten dat deze kennisitems in de controle van de migratie uit zouden vallen zodat ik ze van tevoren aan had kunnen passen.

Vraag 1:
Klopt het dat de migratie niet kijkt naar de inhoud/bijlagen van ‘hoofd’kennisitems voordat deze gemigreerd worden naar een folder?

Vraag 2: 
Ik ga er nu in productie voor zorgen dat de kennisitems probleemloos gemigreerd kunnen worden.
Als ik daarna een kopie van productie naar test laat maken, kan ik dan de kennissysteemmigratie nogmaals uitvoeren in de testomgeving? 

 

Hoi ​@Irene Berger,

De kennisitems en de data zijn niet verloren gegaan. De map die aangemaakt is, is gebaseerd of het originele kennisitem. Dit kennisitem met als zijn data is naar deze map verplaatst. 
We hebben bewust bepaalde informatie achterwegen gelaten die niet relevant is voor die map. Zo worden folders niet aan incidenten of assets gekoppeld, hebben ze geen bijlagen, etc. 

Het antwoord op je tweede vraag is ja, dit kan. Omdat de migratie nu "aan staat" zal bij de herstart na de kopie de migratie direct uitgevoerd worden. Je hoeft dus niet de hele migratie wizard door te gaan. Het enige is, is dat de migratie banner wel zichtbaar is maar door door de wizard heen te klikken en verder niets in te plannen, kan je die banner laten verdwijnen. Volg je me nog 😄?

Mocht je willen, dan kan ik altijd met je mee kijken tijdens dit process. 

Top en helder mbt de folders in de migratie. Niks meer aan doen. 

En thanks voor de info over het opnieuw draaien van de migratie in de testomgeving. Zodra ik alles in productie goed heb staan, ga ik dat zeker nog een keer doen.
Het verhaal was helemaal duidelijk hoor.😉

Afgelopen week heb ik uitgebreid getest met de nieuwe Knowledge Base Explorer in onze testomgeving. Daarbij zijn mij een aantal zaken opgevallen:

Sortering
Het is niet langer mogelijk om de sortering van kennisitems aan te passen. Dat is op zichzelf jammer. Je zou dan verwachten dat de kennisitems op het SSP ook automatisch alfabetisch worden weergegeven, maar dat is niet het geval. De sortering van de hoofdonderwerpen (folders) lijkt willekeurig, waardoor onderwerpen bovenaan staan die wij daar liever niet zien.
Ik doel hierbij op de weergave via: /tas/public/ssp/content/page/knowledgebase

Weergave van folderitems op het SSP
Een folder bevat momenteel een feedbackoptie. Dit lijkt mij overbodig. Mijns inziens zou het netter zijn als op deze plek de onderliggende subitems overzichtelijk worden weergegeven, in plaats van dat deze rechts in het scherm verschijnen.

SSP-link naar folders
Wij gebruiken nu diverse Automated Actions die automatisch een index van onderliggende items opbouwen en bijwerken in de hoofditems. Vanuit onder andere dienstenpagina’s op het SSP verwijzen wij naar deze hoofditems.

Deze actions werken niet met de nieuwe folders. Omdat de onderliggende (sub)items wel zichtbaar zijn in de folders, wil ik de links voortaan naar het betreffende folderitem laten verwijzen. Het zou daarom handig zijn als de SSP-URL van een folderitem zichtbaar is in de Explorer. Via een omweg is deze URL wel te achterhalen, maar dat is niet erg gebruiksvriendelijk.

Een mooie toevoeging zou zijn als je aan een hoofdmap bij de omschrijving een afbeelding kunt toevoegen. Dat maakt de kennisbank voor eindgebruikers visueel aantrekkelijker en overzichtelijker dan alleen tekst.

Daarnaast zou het in het SSP prettig zijn als gebruikers dezelfde uitklapmogelijkheden hebben als beheerders. Persoonlijk vind ik dit visueel aantrekkelijker en gebruiksvriendelijker dan iedere map afzonderlijk aan te moeten klikken en dat je dan pas de subitems kan zien. Zijn natuurlijk gebruikers die niet de zoekbalk gebruiken. 

Ik mis ook dat je de mappen om een eigen voorkeur qua volgorde kan zetten. En in het SSP staat het niet netjes op alfabetische volgorde net zoals in de Verkenner. 

Wilde ik nog even meegeven als idee! 

Verder ben ik erg blij dat er eindelijk met mappen gewerkt kan worden. 😊

​@Stefan van Opstal Bij ons inmiddels ook gemigreerd, ziet er goed uit. Het enige wat mij nu opvalt is dat wanneer ik een kennisitem open er lijkt alsof er iets gewijzigd is/wordt aan het kennisitem. Als ik namelijk daarna op een ander kennisitem klikt, krijg ik de vraag om het huidige kennisitem op te slaan, terwijl ik er niets aan heb aangepast. Enig idee hoe dit komt?

​@KevinStouthandel dit is helaas een bekende bug die gepland staat om opgepakt te worden. Ik hoop dat we dit snel kunnen verhelpen. 

​@Stefan van Opstal: Een mooie aanvulling op het SPP binnen het overzicht van alle kennisitems zou zijn om bij submappen direct het aantal onderliggende kennisitems te tonen, vergelijkbaar met de weergave in het behandelaarsgedeelte. Hierdoor krijgen gebruikers in één oogopslag inzicht in de inhoud van een map, zonder deze eerst te hoeven openen. Dit maakt het kennisoverzicht overzichtelijker en gebruiksvriendelijker in mijn ogen. 

Daarnaast zou het helpen als sub mappen standaard dikgedrukt worden weergegeven. Zo is in één oogopslag duidelijk dat het om een map gaat en niet om een afzonderlijk kennisitem. Als bijlage heb ik het idee toegevoegd om er een beeld bij te geven. 

Het is mij opgevallen dat wanneer je een meldingen die gekoppeld zit aan een kennisitem opent, dat deze geopend wordt in een nieuwe tab van de browser.
In de oude verkenner opent dit zich als tab binnen de openstaande omgeving.

Is dit gedrag in te stellen?

Ik zou eruit halen dat je na de move nog op "save” moet drukken.

Dat ga ik namelijk vergeten en ik vermoed andere misschien ook wel.

this message is deleted

We definitely want the possibility of manual sorting! (Also it would be nice if sorting order was somehow visible in the API data!)

 - Magne

We have migrated our TEST KB and all OK so far. I do have a question perhaps for ​@Stefan van Opstal

We purposely order our KB with SSP KIs first then Internal - also highlighting specific areas higher up, but in the new version the listing is strictly in alphabetical order with no apparent way to reorder it manually. Was this a conscious decision and is there any way of reordering without manipulating the Folder names (e.g. Z | IT | INTERNAL ...”)?

Thank you