Skip to main content
Winnie Tsang
Employee
Winnie Tsang
Employee
Feb. 2, 2026 8:49 AM UTC

Control Person Access to the Self‑Service Portal

Ähnliche Produkte:Self-Service PortalSupporting Files

We’re introducing a helpful new improvement to user management in TOPdesk:
you can now grant or deny Self‑Service Portal (SSP) access directly on the Person card. This option already existed for Operators, and now it’s available for Persons as well—giving you more control and flexibility.

Why this update matters

With the One TOPdesk User project, every Operator must now be linked to a Person card. However, not every Person should automatically have access to the Self‑Service Portal. Think of external users, system accounts, or individuals who don’t need to submit or track requests.

To support this, we’ve added a simple checkbox on the Person card, allowing you to decide who should—and should not—be able to log in to the SSP.

This ensures you can:

  • Manage SSP access consistently across all users
  • Prevent unintended access for newly created or imported Persons
  • Better align access rights with internal processes and policies
  • Keep your environment secure

How it works

On the Person card, you’ll now find a dedicated setting for SSP access.
Toggle the checkbox to:

  • Checkbox checked (true) = Grant access – the Person can log in to the SSP to submit or track requests
  • Checkbox unchecked (false) = Deny access – the Person cannot log in, even if linked to an Operator

This aligns with how SSP access has always worked for Operators, but now gives you the same level of control for all Person records in your environment.

API & Import support

For organizations managing large user bases, this new field is also available via:

  • Person API
  • Import‑to‑API

    8 Antworten

    edwintalsma
    edwintalsma
    Contributor
    Feb. 2, 2026 1:09 PM UTC

    Wanneer was dit aangekondigd? We krijgen een klacht van een klant dat de persoonskaarten niet meer gemuteerd kunnen worden, want het vinkje staat aan en er is geen inlognaam ingevuld, en dat is wel verplicht als het vinkje aan staat. Klant gebruikt geen SSP.

    Übersetzen
      NickB
      NickB
      Contributor
      Feb. 2, 2026 2:29 PM UTC

      I’ve just built a selection of persons where “Has access to Self-Service Portal” = unchecked and found 23 person records.

      I may have missed it but I’ve not seen Comms about this to be part of the person creation process where Admins will need to make changes or be aware of them until it's appeared on the release notes page as a retrospective item.

      If they been issued then apologies but im not sure how we missed this?

      Übersetzen
      All Round IT Nice Guy + "Guardian of Good Enough"
        Employee
        Tom Baak
        Employee
        Feb. 2, 2026 2:39 PM UTC

        Wanneer was dit aangekondigd? We krijgen een klacht van een klant dat de persoonskaarten niet meer gemuteerd kunnen worden, want het vinkje staat aan en er is geen inlognaam ingevuld, en dat is wel verplicht als het vinkje aan staat. Klant gebruikt geen SSP.

        Hoi Edwin, Tom van Support hier.

        Er speelt op dit moment een bug waarbij dit inderdaad een probleem vormt bij klanten die geen licentie hebben voor het SSP. Hier wordt aan gewerkt. Ik raad aan om even een melding aan te maken. Dan kan deze gekoppeld worden aan het issue en krijg je vanzelf een mail zodra het opgelost is.

        Übersetzen
        edwintalsma
        edwintalsma
        Contributor
        Feb. 2, 2026 2:58 PM UTC

        Melding is aangemaakt.

        Übersetzen
        Léon
        New Member ⭐⭐⭐
        Feb. 2, 2026 3:16 PM UTC

        Het zou mooi zijn als er een mogelijkheid is om een standaardwaarde in te stellen bij het aanmaken van een persoonskaart. Nu staat “Heeft toegang tot Selfserviceportal” standaard aangevinkt.

         

        Nog mooier als je daar een standaard criterea aan zou kunnen koppelen. Bijvoorbeeld als het e-mailveld een bepaalde domeinnaam bevat zodat je kan filteren op e-mailadres.

        Übersetzen
          edwintalsma
          edwintalsma
          Contributor
          Feb. 2, 2026 3:41 PM UTC

          Het was handiger geweest als het vinkje alleen aangezet was als het een actieve persoonskaart betreft mét een ingevulde SSP inlognaam.

          Übersetzen
          Employee
          Tom Baak
          Employee
          Feb. 3, 2026 9:08 AM UTC

          Bedankt voor jullie feedback!

          Omdat we merken dat er verschillende use cases zijn om handmatig persoonskaarten aan te maken waarbij het voor klanten nu een extra stap is om dit vinkje uit te zetten voordat de kaart opgeslagen kan worden, zullen we een kleine aanpassing maken waarbij er niet langer een error getoond zal worden als het vinkje aan staat en het veld voor de inlognaam leeg is. Deze aanpassing zal live zijn vanaf versie 16.02.002.

          Gebaseerd op de gegeven feedback zou dit het probleem moeten verhelpen. Mochten er nog verdere vragen zijn, maak dan vooral even een melding aan zodat hier naar gekeken kan worden 🙂

          Übersetzen
            Christiaan Fousert
            Christiaan Fousert
            Contributor
            Feb. 4, 2026 7:12 AM UTC

            Ik ben al heel blij dat het vinkje standaard aan staat.

            Het zou wel fijn zijn als er ergens zichtbaar wordt gemaakt wie het SSP ook daadwerkelijk gebruikt en wanneer dat voor het laatst is geweest. Wij hebben nu namelijk ook een heel aantal accounts als persoon er in staan die het eigenlijk niet gebruiken (oa admin, test en leverancier accounts)

            Übersetzen
              Allgemeine GeschäftsbedingungenAccessibility statement