One TOPdesk User mijlpaal: alle human accounts hebben een persoonskaart
We brengen je graag op tijd op de hoogte van een reeks wijzigingen die eraan komt vanuit het One TOPdesk User Project. Met deze mijlpaal krijgen alle human accounts een persoonskaart en wordt de persoonskaart steeds meer de leidende kaart in TOPdesk.
Het doel van deze mijlpaal is om gekoppelde behandelaars en personen op één eenduidige manier te beheren, te zorgen dat het product werkt zoals bedoeld, en de koppeling te benutten om gebruikersbeheer makkelijker te maken. Hieronder vind je een overzicht van alle wijzigingen.
Een aantal hiervan heeft impact op hoe je vandaag werkt — vooral bij integraties, archiveren, anonimiseren en het beheren van je licenties. Sommige onderdelen kennen een harde deadline. Daarom delen we ze nu, zodat je niet voor verrassingen komt te staan en op tijd actie kunt ondernemen.
De meeste van deze features verwachten we uit te brengen tussen midden juni en eind juli. Bij onderdelen met een afwijkende planning vermelden we dat hieronder. Zodra een onderdeel daadwerkelijk live is, laten we je dat hier natuurlijk weten.
Alle gebruikers krijgen een persoonskaart
Tegen het einde van deze mijlpaal heeft elke gebruiker een eigen persoonskaart. Vorig jaar en in het begin van het jaar hebben jullie al behandelaarskaarten gekoppeld aan hun persoonskaarten. Nu zullen ook behandelaars zonder gekoppelde persoonskaart er één krijgen. Zo zorgen we ervoor dat iedere persoon in TOPdesk op één eenduidige manier wordt vastgelegd en teruggevonden.
Wat betekent dit voor jou? Personen worden hierdoor consistenter beheerd in de hele applicatie. Je hoeft hier zelf niets voor te doen: de wijziging wordt automatisch doorgevoerd. Behandelaars die nog geen gekoppelde persoonskaart hebben, krijgen er automatisch één toegewezen. Deze kaart bevat dezelfde algemene informatie als de behandelaarskaart, met twee belangrijke kanttekeningen: de kaart geeft geen toegang tot de Self Service Portal en is niet selecteerbaar als melder.
Gemak bij het beheren van gekoppelde behandelaars en personen
Omdat de persoonskaart de leidende kaart wordt, voegen we een aantal gemakken toe wanneer je gebruikers via de persoonskaart beheert.
Archiveren en de-archiveren
Het gedrag rondom archiveren en de-archiveren stemmen we af op de gekoppelde persoonskaart, zodat je een gebruiker in één handeling consistent beheert. Archiveer je een persoonskaart, dan wordt de gekoppelde behandelaarskaart voortaan ook gearchiveerd. Dit geldt ook wanneer dit via een integratie gebeurt.
Wat betekent dit voor jou? Controleer je integraties, vooral als je naam of e-mailadres als unieke identifier gebruikt om gebruikers te importeren. Overweeg om de unieke identifier te veranderen in bijvoorbeeld werknemer nummer. Zo voorkom je dat behandelaarskaarten onbedoeld worden gearchiveerd.
Verwijderen
Het verwijdergedrag stemmen we af op de koppeling tussen behandelaar en persoonskaart. Verwijder je een persoonskaart die geen koppelingen bevat, dan wordt de gekoppelde behandelaarskaart ook verwijderd.
Anonimiseren
Omdat behandelaars voortaan ook een persoonskaart hebben, trekken we het anonimiseren van behandelaars en personen naar één werkwijze. Dat heeft twee concrete gevolgen:
- De aparte anonimisatie-instellingen voor behandelaars verdwijnen. Die regelde je tot nu toe via eigen, losse instellingen.
- Behandelaar-anonimisatie wordt gekoppeld aan persoon-anonimisatie. Het anonimiseren van een behandelaar verloopt voortaan via dezelfde route en dezelfde regels als die van een persoon.
Wat betekent dit voor jou? Gebruik je het anonimiseren van behandelaars (bijvoorbeeld in het kader van AVG/GDPR), dan verandert de plek en de manier waarop je dat instelt. Loop je huidige werkwijze en interne afspraken hierover na, en stem dit af met je functioneel beheerder of privacyverantwoordelijke.
Integraties: gebruik je de API via de SSP? Werk je integraties bij
In onze API zijn er endpoints die zowel personen als behandelaars bedienen, waarbij een deel zich anders gedraagt afhankelijk van wie de aanroep doet. In de aanloop naar één uniform gebruikersmodel splitsen we dit: het persoons- (SSP-)gedrag krijgt eigen, alternatieve endpoints. Dit stond al in de release notes van februari 2026, maar we brengen het graag nog een keer extra onder de aandacht.
De geraakte endpoints zijn onder andere: GET /branches, GET /persons (alleen v2), GET /persons/{id}, GET /locations en GET /avatars/operator/{id}. In het bijbehorende KI-artikel: KI 18843 vind je het volledige overzicht van de geraakte endpoints en hoe je die gebruikt.
Wat betekent dit voor jou? Roep je deze endpoints aan vanuit een persoonscontext (bijvoorbeeld via de Self Service Portal), werk je integraties dan bij naar de nieuwe /tas/api/requester/...-endpoints. Doe dit vóór eind juni. Heb je koppelingen die door een partner of leverancier zijn gebouwd? Stem dan tijdig met hen af.
Convert API account functionaliteit verdwijnt
Na juli 2026 is het niet langer mogelijk om een bestaand behandelaarsaccount om te zetten naar een API-account. Heb je daarna een API-account nodig, dan maak je dit opnieuw aan.
Wat betekent dit voor jou? Zorg dat je de benodigde API-accounts vóór eind juli hebt omgezet.
Wijzigingen in de overzichten
Licentieoverzicht voor behandelaars toont ook persoonsdata
In het licentieoverzicht voor behandelaars (Operator license overview) gaat de kolom last active date ook gegevens van personen tonen. De datum geeft aan wanneer de gebruiker (behandelaar óf persoon) voor het laatst is ingelogd — dit kan zowel de SSP als het behandelaarsportaal zijn. Dit gaat in vanaf augustus 2026; houd hier rekening mee bij het beheren van je licenties.
Vragen of input?
Heb je vragen, loop je ergens tegenaan of wil je iets met ons delen over deze wijzigingen? Laat het gerust weten in de reacties hieronder. We denken graag met je mee.