TOPdesk en archivering conform Archiefwet
Binnen onze gemeente lopen wij tegen structurele knelpunten aan bij het gebruik van TOPdesk in relatie tot de Archiefwet en geldende archief- en informatienormen. Omdat wij vermoeden dat meer gemeenten en andere overheidsorganisaties hiermee te maken hebben (of gaan krijgen), leggen wij deze casus graag voor aan de TOPdesk community.
Waar lopen wij tegenaan?
De standaardfunctionaliteit van TOPdesk biedt naar onze ervaring onvoldoende ondersteuning om informatie correct, aantoonbaar en controleerbaar te archiveren én te vernietigen volgens wet- en regelgeving.
Om toch aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, hebben wij in samenwerking met TOPdesk een maatwerkoplossing ontwikkeld op basis van queries (in 2021). Deze oplossing maakt het mogelijk om:
- gerichte selecties van informatie te maken;
- gegevens aantoonbaar en gecontroleerd te vernietigen;
- data volledig te verwijderen uit zowel de applicatie als de onderliggende database.
Onzekerheid en kwetsbaarheid
Hoewel deze oplossing heeft gewerkt, is zij in de praktijk instabiel en kwetsbaar. Door wijzigingen in de API‑endpoints van TOPdesk functioneert de oplossing inmiddels niet meer voor Personen en Behandelaren. Voor andere modules werkt deze nog, maar zonder enige garantie op continuïteit. De TOPdesk consultants die wij hebben gesproken over deze maatwerk queries raden zelfs af om hier gebruik van te maken en geven aan dat deze oplossingen ook niet meer worden aangeboden door TOPdesk.
Dit leidt bij ons tot serieuze zorgen, omdat:
- de oplossing afhankelijk is van niet‑gegarandeerde API‑functionaliteit;
- wijzigingen door de leverancier directe impact hebben op cruciale archiverings- en vernietigingsprocessen;
- voorspelbaarheid en beheersbaarheid in de naleving van wet- en regelgeving ontbreken.
Een dergelijke afhankelijkheid van kwetsbaar maatwerk is wat ons betreft niet wenselijk en moeilijk verdedigbaar binnen professioneel archief- en informatiebeheer.
Juridisch en normatief kader
Deze kwestie raakt rechtstreeks aan bestaande verplichtingen waaraan wij als gemeente moeten voldoen, waaronder:
- GIBIT 2016, die leveranciers verplicht gemeenten te ondersteunen bij ICT‑kwaliteitsnormen, inclusief archivering (art. 28);
- de Archiefwet 1995, die ook van toepassing is op systemen en leveranciers die archiefwaardige informatie verwerken;
- NEN‑ISO 16175‑1, waarin expliciete eisen worden gesteld aan duurzame toegankelijkheid en rechtmatige vernietiging van informatie.
Het gaat hier nadrukkelijk niet om “extra functionaliteit”, maar om randvoorwaarden voor een rechtmatige informatiehuishouding.
Oproep aan de community
- Wij zijn benieuwd naar jullie ervaringen:
- Herkennen andere gemeenten of overheidsorganisaties dit vraagstuk?
- Hoe hebben jullie archivering en vernietiging binnen TOPdesk ingericht?
- Wordt er gewerkt met maatwerk, koppelingen met DMS, of andere oplossingen?
- Hoe borgen jullie continuïteit en compliance bij wijzigingen vanuit TOPdesk?
We hopen via deze community in contact te komen met organisaties die dit al hebben opgelost of tegen dezelfde uitdagingen aanlopen, zodat we ervaringen en oplossingsrichtingen kunnen delen.
Rianne namens Gemeente Zoetermeer
