Employee

Hoe richten jullie contractbeheer in TOPdesk in?

5 replies
80 views
Translate All

Contracten, leveranciers, verloopdatums, SLA's, contractbeheer raakt bijna elk onderdeel van je organisatie, en toch is het een onderwerp waar we relatief weinig gedeelde kennis over zien.

Wat vaak helpt om overzicht te houden, is het expliciet toewijzen van drie rollen:

de contracteigenaar: verantwoordelijk voor het budget en de behoefte achter het contract
de contractmanager: onderhandelt met de leverancier en bewaakt of afspraken worden nagekomen
de contractbeheerder: legt de contractgegevens eenduidig vast en houdt ze up-to-date

In TOPdesk kun je dit combineren met functionaliteit zoals automatische signalering vóór een contract verloopt, het koppelen van onderliggende leveranciersdiensten (underpinning contracts) aan de diensten die je zelf aanbiedt, en een leveranciersbeoordeling die helpt bij je inkoopproces.

Maar theorie is één ding, de praktijk is interessanter. Hoe heb jij dit ingericht?

Werk je met de drie rollen hierboven, of heb je een andere verdeling?
Manage je contracten in Asset Management, in Contractbeheer & SLM, of houd je een los overzicht bij?
Wat was de grootste uitdaging toen je hiermee begon?

Deel je aanpak (stroeve momenten inbegrepen) hieronder. We bundelen de beste inzichten in een vervolgpost voor de hele community.

Gerwin Filius

Inspirer

Elke IT-overeenkomst (contract) leggen we vast als middel met een budgethouder en 2 aanspreekpunten (functioneel beheerders).
Via een SSP formulier kan op verzoek tussentijds de gegevens worden aangepast.
Vertrekt er een aanspreekpunt of budgethouder dan worden we geinformeerd d.m.v. een actiereeks.
Elk overeenkomst heeft een einddatum en opzegtermijn.

Voor het wel/niet verlengen heb ik een actiereeks gemaakt die het volgende doet:

1️⃣ Incident aanmaken 🛠️
Een melding wordt automatisch aangemaakt 30 dagen vóór de opzegtermijn van een IT-overeenkomst.

2️⃣ Budgethouder en aanspreekpunten informeren 📧
De budgethouder en aangewezen aanspreekpunten ontvangen een e-mail met een overzicht van de overeenkomst en een link voor verdere actie.

3️⃣ Overzicht van de overeenkomst 📄
De e-mail en het incident bevatten details zoals het nummer, de naam, de leverancier, de einddatum en de opzegdatum van de overeenkomst.

4️⃣ Reactie verwerken 🔄
De betrokkenen kunnen aangeven of de overeenkomst verlengd of beëindigd moet worden.

5️⃣ Automatische opzegging bij geen reactie ⏳
Als er geen antwoord binnenkomt, wordt de overeenkomst standaard beëindigd 5 dagen voor de opzegtermijn.

Translate