Change management approval flow

Vraag
Hoe om te gaan met een approver als deze niet aanwezig is. Voor zover ik weet is er in TOPdesk geen backup manager of iets aangegeven. Nu zag ik dat dit kan via een SSP aanvraag om een temp manager aan te stellen maar vraag me af of er mensen zijn die hierin andere best practises hebben.

Antwoord
Zie https://my.topdesk.com/tas/public/ssp/content/detail/knowledgeitem?unid=f0e53a727c734eea93c4f11d761de631

Vraag
We hebben voor een aantal vragen een afwijkende regel qua approvals. Bijvoorbeeld onze hoogste management laag heeft voor een aantal verzoeken geen approver nodig. Een deel omdat de managers hiervan in een ander werelddeel zitten en niet met TOPdesk werken en een deel om onnodig admin werk voor ons hoogste management te besparen.
Hoe kan ik dit het beste afvangen als ik formulieren maak? Ik zou dit kunnen doen met meerdere formulieren en het afschermen van formulieren met persoonsgroepen. Echter dit voelt als omslachtig en zou dit het liefste via 1 formulier doen en dit dan afvangen. Iemand een idee hoe dit te doen is?

Antwoord
Wij zelf gebruiken hiervoor wel meerdere templates, maar je zou dit eventueel ook kunnen afvangen met een actiereeks en de attentie optie. Bijv.: Als de attentie van de aanmelder gelijk is aan “CEO”, dan de wijziging direct goedkeuren. 

Hoi Rico,

Bedankt voor je antwoorden.

Voor wat betreft je eerste antwoord dit had ik ook al gevonden. Manager groepen zouden kunnen werken alleen dit zou voor zover ik in onze omgeving kan zien een hoop handmatig werk opleveren om deze bij te houden. Of dit zou op een of andere manier geïmporteerd moeten kunnen worden via een supporting files import oid. Anders moet ik handmatig voor alle managers groepen gaan aanmaken en dit is simpelweg te tijdrovend. Ik weet niet of jij hier ervaring mee hebt toevallig hoe dit het beste dan te doen?

Voor het tweede antwoord zou dit een optie kunnen zijn ik zal hier zeker eens induiken. Voor zover ik nu kan zien is deze groep relatief klein dus zou dit kunnen werken. 

Hi Martijn,

Bij ons is de in- uitstroom qua managers niet heel groot. Dus nu vooral handmatig. Mogelijk dat iemand anders binnen de community hier dan een betere oplossing voor heeft! :)

Het gaat bij ons ook niet zozeer om uitstroom maar meer om vakanties en ziektes en wijzigingen in projecten. De optie om het via een verzoek op de SSP te doen is leuk daarvoor en werkt ook wel, alleen weet ik ook dat dat hier structureel vergeten word. Dit levert dan mij en mijn collega's dan weer een hoop administratief werk op wat we liever willen voorkomen.

Het zou eigenlijk gewoon fijn zijn als TOPdesk dit zo zou bouwen dat bij geen reactie binnen x aantal dagen, automatisch de manager van de approver word toegevoegd aan de approval flow. Of dat je dit op de een of andere manier via een actiereeks zou kunnen bereiken. Gelukkig is bij ons alles hierarchisch ingericht en zijn er weinig tot geen uitzonderingen hierop.

Vraag
Hoe om te gaan met een approver als deze niet aanwezig is. Voor zover ik weet is er in TOPdesk geen backup manager of iets aangegeven. Nu zag ik dat dit kan via een SSP aanvraag om een temp manager aan te stellen maar vraag me af of er mensen zijn die hierin andere best practises hebben.

Antwoord

Misschien kan deze KI iets voor jou betekenen?
Registreer waarnemend/vervangend manager om wijzigingen te autoriseren - My TOPdesk SSP

Hier is de insteek dat de manager zelf een vervangend goedkeurder kiest via een formulier voor een bepaalde periode. Bij ziekte is dit misschien wat lastiger maar je zou een afgeleide kunnen maken waarbij je voorgedefinieerde waarden gebruikt ipv de info uit het formulier.

Vraag
We hebben voor een aantal vragen een afwijkende regel qua approvals. Bijvoorbeeld onze hoogste management laag heeft voor een aantal verzoeken geen approver nodig. Een deel omdat de managers hiervan in een ander werelddeel zitten en niet met TOPdesk werken en een deel om onnodig admin werk voor ons hoogste management te besparen.
Hoe kan ik dit het beste afvangen als ik formulieren maak? Ik zou dit kunnen doen met meerdere formulieren en het afschermen van formulieren met persoonsgroepen. Echter dit voelt als omslachtig en zou dit het liefste via 1 formulier doen en dit dan afvangen. Iemand een idee hoe dit te doen is?

Antwoord

Dit zou ik ook, zoals Rico zei, opvangen met een actiereeks.

Veel succes alvast!

Hoi KristofW,

Bedankt voor je antwoord.

Ik ben bekend met die KI en weet dat dit een optie is. Alleen wat ik in mijn laatste reply aangeef word dit bij ons gewoon vergeten en hier kan ik op gaan blijven melden maar helaas veranderd er hierin niets. Dus vandaar dat ik liever naar iets wat automatischer op zoek ben.

Als dat te doen is dan zou ik zelf de door jou voorgestelde actiereeks liever zo automatiseren dat deze, ipv via een SSP formulier, via een actiereeks automatisch word geswitched naar de backup manager na bijvoorbeeld x dagen. Nadeel is dan wel dat je dan alle acting managers handmatig zou moeten gaan vullen en dat is bijna niet te doen/bij te houden. Je zou dan eigenlijk de velden automatisch willen laten vullen met de manager van de manager zogezegd dan heb je een hoop al afgevangen. Dit zal de grootste uitdaging zijn. 

Als het echt niet kan dan zal ik het toch via een SSP formulier moeten gaan doen en dan maar wat hardere grenzen aangeven om managers op te voeden. Ben gewoon eens benieuwd of er creatieve collega beheerders hier zijn die hier iets anders hebben weten te bouwen.

Hoi Martijn

Om de manager van de manager op te vragen in een actiereeks kan dit voorbeeldje je misschien al een eindje verder:

# Je vraagt de info van een persoon op via een http-actie:
Naam: get_person
GET -> /tas/api/persons/id_of_the_person

# Als je het id van de manager van deze persoon wilt ophalen (kan je bv in een variabele steken als je stap-voor-stap wilt troubleshooten):
${_responses["get_person"]["body"].manager.id}

# Je vraagt de info van de manager op via een http-actie:
Naam: get_manager
GET -> /tas/api/persons/${_responses["get_person"]["body"].manager.id}

# Nu kan je de manager van de manager opvragen:
op naam:
${_responses["get_manager"]["body"].manager.name}
of op id:
${_responses["get_manager"]["body"].manager.id}

Steek zoiets in een actiereeks die dan de ‘manager van de manager’ in het veld wegschrijft dat je dan hebt aangemaakt volgens KI 16867. Hiermee maak je het formulier overbodig.

Grts

Kristof