Aanpak voor het informeren van grote groepen behandelaren bij TOPdesk‑changes

In ons bedrijf maken we gebruik van een nieuwsbericht in het kennis systeem met optioneel een actiereeks die je vanuit je nieuws bericht kunt triggeren.
De actiereeks stuur dan een mail uit naar de behandelaars in hun ingestelde taal.

Dat is inderdaad wel een uitdaging. Ik maak gebruik van de interne nieuwsberichten maar je weet niet of iedereen die widget heeft, op een zichtbare plek heeft staan of de inhoud bekijkt.

Wat ik nu doe is dat ik een selectie op behandelaars gebruik met daarin de juiste behandelaars(van de desbetreffende module bijvoorbeeld) en dat ik die mail. Ideaal is het niet. 

Onze behandelaars staan in een AD groep/mailing lijst. Als ik iedereen wil bereiken dan stuur ik hen gewoon vanuit onze support mail een mail. Reacties hierop komen dan ook meteen weer in TOPdesk zodat ik ermee verder kan. 

Daarnaast heb ik ook een groep keyusers/contactpersonen opgezet voor mijzelf om mee te sparren. Soms informeer ik hen en vraag hen om dit verder te delen binnen hun afdeling/team.

Ons bedrijf wil helaas liever niet met het kennissysteem werken maar wil alles liefst via Sharepoint doen. Dus we maken KI's met Sharepoint links, maar we kunnen dus ook daar nieuwsberichten plaatsen indien nodig.

Heel handig! Ik ga hier mee knutselen. Hoe zorg je ervoor dat je alle behandelaars mailt?

​@Benoit Van Camp  kan jij ​@sw21  hier wellicht nog mee helpen? 

Ik denk even hardop mee, want ik gebruik deze functionaliteit zelf (nog) niet en er zitten ongetwijfeld nog wat kanttekeningen aan...

Misschien is het een idee om tijdelijk een dummy‑behandelaarsgroep aan te maken, bijvoorbeeld met de groepsnaam “E‑maildistributielijst”.
In deze behandelaarsgroep plaats je alle behandelaars.

Vervolgens kun je een melding aanmaken binnen deze behandelaarsgroep. Vanuit de e‑mailactie kun je dan een e‑mail verzenden naar “Leden van de behandelaarsgroep die zijn toegewezen aan de melding”.

Als functioneel beheerder kun je de behandelaarsgroep later eenvoudig archiveren. Het bijhouden van alle behandelaars in deze groep is ook makkelijk, omdat je via “aan mandje toevoegen” alle behandelaars uit “Alle behandelaars” kunt kopiëren naar de groep.
En mocht je de groep later opnieuw willen gebruiken, dan kun je een gearchiveerde behandelaarsgroep altijd weer terughalen uit het archief. 

Het is maar een idee, maar wellicht helpt het bij een Upgrade en Onderhoud.

Hoe wij te werk gaan is als volgt.
Ik geef het voorbeeld van een nieuws bericht naar personen toe, maar dit kan eveneens toegepast worden voor behandelaars.

De automatisatie bevat 

• 1 Actie reeks gelinkt aan het kennis item
  Zie bijlage Send Topdesk News mail (Template)
• x webhooks, waarbij x het aantal webhooks is per taal dat je wil uitsturen.
  Zie bijlage Topdesk News - Mailing NL (Template)

Hoe werkt de automatisatie?

Stap 1 -Send Topdesk News mail (Template)

• Haal alle personen op uit een persoonsgroep
  Voor behandelaars wordt dat een behandelaarsgroep ipv een persoonsgroep.
• Repeating step
  • Haal de persoon op uit de lijst
  • Stuur de gegevens door naar webhook met taal X

Stap 2 - Topdesk News - Mailing NL (Template)

• Ontvang de gegevens uit Stap 1
• Haal het kennisitem op in de te verzenden taal.
• Stuur mail naar de persoon

Let op :
In Stap 2 maak je gebruik van een email stap, hiervoor kan je gebruik maken van de emaildesigner.