Opzoeklijst gebruiken om alleen bestaande personen in TOPdesk te gebruiken

TOPdesk heeft hier geen directe oplossing voor. Volgens mij is het common practice om de personen die je zichtbaar wilt maken als een asset aan te maken binnen een “personentemplar” en die lijst met “personenassets” op basis van je persoonstabel te (laten) updaten.

Voordeel: je kunt bereiken wat je wilt

Nadeel: je kunt op een formulier maar 1 asset keuzelijst opnemen. Dus als je dit doet kun je geen andere keuzelijst op de asset tabel meer toevoegen.

Er is een TIP kaartje dat (al jaren) smeekt om TOPdesk stamtabellen in forms beschikbaar te maken.

Dankje voor je snelle reactie.

Ik dacht ook al zoiets, ik heb inderdaad op het formulier een aanpassing gedaan het andere veld wat ook een opzoek lijst is. Maar deze is geen asset meer. Dus ik zou een asset kunnen maken van personen met de namen en mailadres. Dat is wat je zegt. 

Kan je me op weg helpen hoe ik dit als asset kan maken? 

In de bijlage een webhook die alle personen omzet naar een csv. Die csv kun je vervolgens via een asset import (automatisch) laten verwerken. Voordeel van deze methode is dat je in je import makkelijk kunt sturen op bestaande users en wat je dan met velden in je asset tabel wilt doen.

Voorbereiding:

• Action sequence als webhook aanmaken en afconfigureren zie: “Dingen om over na te denken”
• Import op assets aanmaken, zodat de csv die de webhook maakt in het juiste asset sjabloon op de juiste manier wordt verwerkt

Werkwijze wordt dan:

• Draai deze Action Sequence elke … (bepaal je eigen frequentie)
• Zorg dat je import automatisch start als er een nieuwe csv wordt aangeboden met de naam die je ingeeft in de Action Sequence

Dingen om over na te denken:

• Filter op de personen. Ik heb nu alleen “archived = false” als query op de personen toegevoegd. Je kunt dat zo expliciet maken als je wilt (binnen eventuele API beperkingen). Dit zit in:
  • Stap 1
  • Stap 2.1
• Welke velden van de persoonskaart wil je meekopieren naar de asset. In het voorbeeld is dat: UNID, Achternaam, Email, Loginnaam. Maar je kunt dat natuurlijk verder uitbreiden. Dit zit in:
  • Stap 2.1
  • Stap 2.2 (verwerken van de output van 2.1
  • Stap 3 (velden opnemen in de CSV)

Succes ermee!

Hi Jeroen,

Dankjewel voor je uitgebreide uitleg. Ik ga hiermee aan de slag en als ik laat je het weten of het gelukt is.