Automatische mails naar mensn die niet vaak in TOPdesk kijken

Hoi Robin hier,

Wij hebben er bij ons vaak last van dat mede behandelaren van een andere tak een vraag gesteld krijgen over een ticket. De melding wordt op hun naam gezet, en reactie blijft uit…

Deze mensen kijken NOOIT in TOPdesk… Heel irritant. Ze reageren pas als je ze een mailtje stuurt met: “ Kan je kijken naar deze tickets?”

Wij gebruiken nu sinds kort dit: Een actie sequence die kijkt naar de nieuwe behandelaar. Heeft deze medewerker een attentie genaam “mailontvangers” dan wordt er GELIJK een mailtje gestuurd.

Hiervoor heb je een attentie nodig. Dit kan je vinden en aanmaken in: Instellingen > Functionele instellingen > Algemene opzoeklijsten > Attentie.

Vervolgens maak je een attentie aan genaamd “Mailontvangers” of uiteraard iets wat je zelf wilt.

Nou, dat is stap 1.

Vervolgens hebben we een gebeurtenis nodig, dit kan je aanmaken onder de actie management module, in de gebeurtenisverkenner. 

Maak een actie aan die er zo uit ziet (voor ons is dit alleen van belang voor 1e lijns)

 Je kiest dus Attenitie behandelaar 1e lijns is gelijk aan mailontvangers (of hoe je de attentie dan ook hebt genoemd)

Zorg er wel voor dat dit dus gebeurt bij Wijzigen kaart en pas ook de specificaties van het wijzigen toe.

Stap 2 achter de rug!

Als laatste hebben we nog de actie zelf nodig. Dit doen we onder actiebeheer > Actieverkenner.

Maak een nieuwe emailactie aan voor 1e lijns meldingen.

Zorg er voor dat je je eigen mailtemplate gebruikt zoals je die voor alles gebruikt(je kan ook gewoon een simpele tekst neer zetten met: CHECK TOPDESK maar dat is niet zo netjes)

Koppel de juiste gebeurtenis, en de set up is klaar!

Onder het kopje informatie in een behandelaarskaart kan je kiezen of en welke attentie de behandelaar krijgt. 

Hopelijk hebben jullie er net zoveel baat bij als ik, vergeet niet op te slaan bij elke stap, anders heb je er vrij weinig aan!