Overzicht van medewerkers en middelen opvragen (voor managers)

Ik heb een nieuwe actiereeks (webhook + incidentreeks) gemaakt die enkel voor budgethouders (lees: managers) te gebruiken/zien is en een overzicht stuurt per e-mail met zijn/haar collega's en de middelen die gekoppeld zijn zoals laptops, meubilair maar ook licenties/contracten. In het kort gebeurt het volgende:

• Een budgethouder opent in het Selfserviceportal het formulier Overzicht medewerkers en middelen opvragen en klikt op verzenden. TOPdesk maakt hiervan een incident. De gebeurtenis ziet dat incident en start de eerste actiereeks.
• Die actiereeks kijkt wie het formulier heeft ingestuurd en geeft alleen het persoons-ID door aan de webhook.
• De webhook controleert vervolgens zelfstandig of deze persoon echt Budgethouder is, leest zijn kostenplaats en e-mailadres uit TOPdesk, zoekt alle actieve medewerkers van die kostenplaats en kijkt per medewerker welke middelen op naam staan.
• Daarna maakt TOPdesk automatisch een overzichtelijke e-mail en stuurt deze naar de budgethouder.

Een belangrijk voordeel van deze opzet is dat het SSP-formulier alleen de aanvraag start. De autorisatie en gegevens worden daarna opnieuw aan de serverkant gecontroleerd. 

Het is best wat werk om het te bouwen en er zitten wat specifieke HZ zaken in verwerkt maar die kan je uiteraard naar wens aanpassen. Wie weet is het iets voor jou bedrijf/instelling.

Een paar schermafdrukken met gefingeerde namen: