Vestigingen in het aanmeldersblok (standplaats) bij flexibele locaties

Als functioneel beheerder kun je in een SSP-formulier het veld Object/Ruimte toevoegen. 
Wanneer je daarbij kiest voor Ruimte en dit veld verplicht maakt, moet de aanmelder inderdaad een vestiging/gebouw opgeven. Daar zit echter direct het probleem: TOPdesk verwacht dan ook dat er verplicht een ruimte wordt geselecteerd, terwijl dat in veel situaties helemaal niet relevant is.

Wij hebben dit opgelost door alle gebouwen/vestigingen ook als asset op te nemen. In een aantal SSP-formulieren maken wij daarom niet Ruimte, maar Object verplicht.

Voor de aanmelder ziet dit er in de praktijk hetzelfde uit: hij of zij moet verplicht het juiste gebouw/de juiste vestiging selecteren. Het verschil zit aan de achterkant. Met een actiereeks zetten wij het gekozen object daarna automatisch om naar de gekoppelde locatie/vestiging op het ticket.

Op die manier zijn we niet afhankelijk van de standplaats van de aanmelder, wordt de juiste vestiging altijd vastgelegd én hoeven gebruikers geen ruimte op te geven als die niet van toepassing is.

Is dit wat je bedoelt? In dat geval kan ik de actiereeks inclusief toelichting met je delen.

Ik zie eigenlijk drie mogelijke oplossingen:

Optie 1: Gebouw in het aanmeldersblok wijzigbaar maken

In het SSP-formulier kun je binnen het blok 'Aanmelder' het veld Gebouw zichtbaar en wijzigbaar maken.

Voordeel
- De aanmelder kan de vestiging aanpassen wanneer de melding betrekking heeft op een andere locatie dan zijn of haar standplaats.

Nadeel
- Je kunt niet afdwingen dat de gebruiker het veld daadwerkelijk controleert of wijzigt.
- De betrouwbaarheid van de vestigingsregistratie blijft daardoor afhankelijk van de gebruiker.
=========================================

Optie 2: Afhankelijk van het type melding een andere inrichting gebruiken

Facilitaire meldingen

Bij facilitaire meldingen (zoals schoonmaak, gebouwbeheer of storingen aan een locatie) is er vaak geen behoefte om een hardware-asset aan het ticket te koppelen.

In die formulieren kun je gebouwen of vestigingen als asset opnemen en het veld Object verplicht maken. 
Met een actiereeks kun je het geselecteerde object vervolgens automatisch omzetten naar de bijbehorende locatie op het ticket.

Voordelen
- De gebruiker moet verplicht de juiste vestiging selecteren.
- De uiteindelijke registratie vindt plaats op locatieniveau.
- Je bent niet afhankelijk van de standplaats van de aanmelder.

Nadeel
- Deze oplossing is minder geschikt wanneer je op hetzelfde ticket ook een hardware-object wilt registreren en hierop wilt rapporteren.

ICT-meldingen

Bij ICT-meldingen wil je het veld Object/Ruimte juist gebruiken voor hardware, zoals laptops, printers of smartphones.
In dat geval kun je de vestiging afleiden vanuit de gekoppelde asset, mits de juiste locatie aan de assetregistratie is gekoppeld.

Voordeel
- Rapportage op hardwareniveau blijft mogelijk.

Nadeel
- De vestiging wordt niet expliciet door de gebruiker vastgelegd en blijft afhankelijk van de kwaliteit van de assetadministratie.

=======================================================
Optie 3: Een apart verplicht vestigingsveld toevoegen via een vrij veld

Maak als functioneel beheerder een nieuw vrij veld aan binnen de module Meldingenbeheer. Hiervoor kun je een vrij veld van het type Opzoeklijst gebruiken.

Te vinden via:
TOPdesk-menu → Instellingen → Module-instellingen → Meldingenbeheer → Vrije velden → Opzoeklijst
Na het aanmaken van het vrije veld is een herstart van TOPdesk nodig om de wijziging beschikbaar te maken.

Vervolgens kun je in het SSP-formulier het veld Opzoeklijst toevoegen en koppelen aan het zojuist aangemaakte vrije veld. 
Hierin neem je alle vestigingen of gebouwen op waaruit de gebruiker kan kiezen.

Door dit veld in ieder relevant SSP-formulier als verplicht in te richten, moet de gebruiker altijd expliciet aangeven op welke vestiging de melding betrekking heeft.

Voordelen
- Volledig onafhankelijk van de standplaats van de aanmelder.
- Onafhankelijk van het object of de hardware die aan het ticket wordt gekoppeld.
- Rapportage op vestigingsniveau én assetniveau blijft mogelijk.
- De geregistreerde vestiging is betrouwbaarder, omdat deze bewust door de gebruiker wordt geselecteerd.

Nadeel
- Rapportages moeten worden gebaseerd op dit nieuwe vrije veld en niet op het standaard gebouw- of locatieveld van TOPdesk.
- Extra beheer nodig om de lijst met vestigingen actueel te houden.

=======================================================

Op basis van je toelichting denk ik dat optie 3 het dichtst bij jullie wens komt. Jullie zoeken eigenlijk een verplicht vestigingsveld dat losstaat van zowel de aanmelder als het gekoppelde object. Met een vrij veld van het type Opzoeklijst kun je dat realiseren. Optie 1 en 2 kunnen in specifieke situaties bruikbaar zijn, maar lossen het oorspronkelijke probleem niet volledig op.

Apologies for hijacking your topic but we are in a similar situation regarding the need to record branch and location for all calls.

We use the “object/location” questions in the SSP forms, and that works fine.  However, we have a lot of automated alerts that are imported via mail import into the incident management module.  These are from unregistered users. I can set the mail import so that the branch only is set in the caller block on the incident card, but we need both branch and location in the object/location block.  How can we populate these fields automatically?  The fields are not available in the incident bulk editor. 

There isn’t an existing automated action for this in My Topdesk.  These particular calls will all have a default branch and location. I thought I could modify one of the existing incident management field modification automated actions. But I don’t know what to put in the HTTP actions to get the branch and location lists and then update the fields on the incident cards. 

Can anyone help?  Is this the best approach?