Mailen vanuit TOPdesk

Hi ​@diwo02.shb 

Voor het sturen van een e-mail naar de gehele organisatie ken ik niet zo snel een manier om dit gemakkelijk vanuit TOPdesk te doen, tenzij je hier een maillijst voor beschikbaar hebt die je in kan voeren als ontvanger.

Wat dat betreft zijn er misschien ook andere oplossingen beschikbaar die alsnog het gewenste resultaat opleveren.

Je kunt bijvoorbeeld overwegen een nieuwsitem te publiceren en beschikbaar te maken op het SSP, zo bereik je nog steeds een hoop mensen. Door ze te informeren dat belangrijk nieuws hier wordt gepubliceerd komen ze er ook vaker en maken ze wellicht ook meer gebruik van het SSP om tickets in te dienen en updates te bekijken.

Ich würde hier einen Blick in die automatisierten Aktionen werfen. Dort kannst Du seit einiger Zeit auch E-Mail-Vorlagen hinterlegen und im Ablauf mit beliebigem Inhalt füllen.
Die Adressaten kannst Du auf üblichem Weg, per Abruf der Personen mit entsprechenden Filterparametern, automatisch einfügen lassen.

Sinnvoller finde ich in so einem Fall aber den Vorschlag von ​@Joost Oostindie - das SSP wäre aus meiner Sicht der richtige Ort dafür. Die Sichtbarkeit von Mitteilungen kannst Du auf Personengruppen beschränken, sodass wirklich nur die betreffende Zielgruppe informiert wird.

Beste Grüße

Thomas

Hi ​@diwo02.shb 

Je kan overwegen om een Persoon aan te maken waarbij het email adres deze van een distributie lijst is.

Zo hoe je slechts 1 persoon te koppelen en de mail wordt automatisch verdeeld via de distributie lijst.

“For sending an email to the entire organization, I don't know of a way to do this easily from TOPdesk, unless you have a mailing list available that you can enter as a recipient.”

That’s what we do - an ‘all staff’ type account
Equally you could use emails addresses attached to Microsoft Teams accounts as another method (if Microsoft is a thing for you)

We’ve been trailing out Microsoft organisational messages too linking back to the SSP major incident url

Hallo @diwo02.shb

In je omschrijving lees ik eigenlijk meerdere wensen terug:

- Het gebruik van vaste e-mailtemplates.
- De mogelijkheid om e-mails te versturen die niet direct gekoppeld zijn aan een incident.
- De mogelijkheid om juist wél vanuit een incident te communiceren.
- Voorkomen dat ontvangers automatisch worden toegevoegd aan ‘Gedeeld met’.

Ik probeer gewoon even mee te denken. Misschien heb je iets aan onderstaande oplossing. En zo niet, dan brengt het wellicht iemand anders op ideeën.😉

Casus
Stel dat je:

15 verschillende e-maildistributielijsten hebt;
elke distributielijst bestaat uit 5 tot 40 personen;
vanuit een melding een e-mail wilt versturen naar alle personen uit een geselecteerde distributielijst.

Mogelijke oplossing
Beheer de 15 distributielijsten als 15 afzonderlijke persoonsgroepen in TOPdesk.

Wanneer je vanuit een bestaande melding een e-mail wilt versturen, vul je in een vooraf afgesproken veld de gewenste persoonsgroep in. Bijvoorbeeld op het tabblad Extra Information 2, veld Info 3. Nog mooier zou zijn als hiervoor een specifiek vrij keuzeveld beschikbaar gemaakt kan worden.

Vervolgens plaats je in het actieveld van de melding de tekst die je wilt verzenden. Bepaal vooraf of deze actie zichtbaar of onzichtbaar moet zijn voor de aanmelder en houd hier rekening mee bij het inrichten van de actiereeks. Pas de actiereeks indien nodig hierop aan.

Met behulp van een trigger en een actiereeks kun je vervolgens automatisch een e-mail laten versturen naar alle personen die lid zijn van de geselecteerde persoonsgroep.

Ik heb dit zelf getest met een groep van zes personen en dat werkte goed. Mogelijk werkt dit ook met aanzienlijk grotere groepen, maar dat is iets om vooraf te testen. Controleer daarbij ook of het versturen van bulkmail binnen jullie organisatie is toegestaan. Als je daar twijfels over hebt, is het verstandig dit af te stemmen met de IT-afdeling.

Aandachtspunt
Zorg voor een goed ingerichte trigger. Anders bestaat het risico dat e-mails onbedoeld worden verstuurd op momenten waarop dat niet gewenst is.

Hopelijk helpt deze actiereeks bij één van de wensen die je beschreven hebt. Uiteraard kun je de oplossing eenvoudig aanpassen aan je eigen situatie en specifieke behoeften.

Wat betreft de distributielijsten (persoonsgroepen): ik heb ergens ook nog een actiereeks liggen waarmee proceseigenaren hun eigen persoonsgroepen kunnen beheren door een melding aan te maken via het Selfserviceportal. Maar dat is weer een andere topic.

Mooie en simpele oplossing. 👍

Dit is ook iets wat wij hebben gedaan met bepaalde distributielijsten maar eigenlijk nog nauwelijks gebruiken. Het “alles maar mailen” krijgt steeds meer weerstand. Er worden andere oplossing zoals nieuws-kennisitems (van ​@Joost Oostindie) of publiceren naar intranet verwacht. Ook al snap ik dat dit per situatie en bedrijf natuurlijk sterk kan verschillen.